2 ting du må huske på ved sykdom i egen bedrift

Tips 1: Tap av pensjonsgivende inntekt

Hva er pensjonsgivende inntekt? Enkelt sagt er det lønn (hadde det bare vært så enkelt :) ). Det er viktig å merke seg at overtid ikke kvalifiserer som pensjonsgivende inntekt, med mindre det er avtalefestet. Dette gjelder imidlertid svært få yrker. Det som er pensjonsgivende inntekt er som en hovedregel inntekt som er opparbeidet på bakgrunn av egen innsats. Skatteloven og folketrygdloven har noen definisjoner som er verdt å merke seg. Naturalytelser kan også falle inn under denne kategorien, men det innebærer at du må levere inn jobbtelefonen når du blir syk (noe som vel aldri skjer). Firmabil er derimot noe å merke seg. Det er ikke alltid slik at du får ha firmabilen hjemme hos deg og benytte denne dersom du er sykmeldt. 

Mange tar også ut utbytte, men utbytte er kapitalinntekt, ikke pensjonsgivende, og gir derfor ikke rett til ytelser fra NAV. NAV utbetaler sykepenger inntil maks seks ganger grunnbeløpet, mens pensjon spares opp til 7,1 ganger grunnbeløpet, som er ca. 840 000 kroner. For eiere eller ledere i små bedrifter og startups kan det derfor være lurt å ta ut lønn opp til denne grensen og resten som utbytte for å få full opptjening hos NAV. Nå er ikke skattesatsen veldig forskjellig lengere, så dette må man regne litt på mtp. fradrag osv. Tipset er rett og slett å ta ut faktisk lønn i stedet for alt som utbytte.

Hva er tap av pensjonsgivende inntekt? Kort sagt, det er tap av lønn på grunn av sykdom. NAV utbetaler sykepenger for å dekke dette. Hvis arbeidsgiver forskutterer lønn ved sykdom, har du fortsatt tap av pensjonsgivende inntekt, men NAV refunderer sykepenger direkte til bedriften. Tjener du penger mens du er syk, har du ikke tap av pensjonsgivende inntekt. Så enkelt er det, men likevel er det mange som får avslag på bakgrunn av folketrygdloven § 8-3. Det er nemlig ikke så enkelt å holde tunga rett i munnen hele tiden. For eksempel, hvis du leier ut bolig, må inntektene gå til firmaet ditt, og du må stanse lønn eller forskuttere lønn ved sykdom. Tar du ut penger mens du er sykmeldt, vil du få avslag. Hvis leieinntektene går rett inn på egen konto oppfyller du ikke vilkåret i folketrygdloven. 

Du bør også unngå å rapportere inn lønn uten å faktisk utbetale den. Dette utløser skatt uten at du får sykepenger eller andre ytelser fra NAV tilbake. Hvis du rapporterer 50 000 i lønn, må du også utbetale dette for å få sykepenger. Det er vel kjedelig å betale skatt uten å få noe tilbake ved sykdom eller foreldrepenger?

Et annet tips er å holde selskapets penger adskilt fra private midler. Lønn skal utbetales til en privat bankkonto. Dette gjelder også for selvstendig næringsdrivende, selv om det ikke er et krav. Lønn må utbetales som lønn, ikke som utbytte eller overføring etc, og den må ikke føres tilbake til selskapet. Husk at et aksjeselskap er en selvstendig enhet og har ingenting eller lite å gjøre med deg som privatperson(som hovedregel). Sammenlign gjerne din egen bedrift med et stort selskap med 20 000 ansatte. Eier du aksjer i selskapet og får utbytte påvirker ikke dette utbetalingene fra NAV. Jobber du i en så stor bedrift har du heller ikke mulighet til å få tilgang til driftskontoen for å hente deg din egen lønn og føre penger fram og tilbake. Reglene for et AS med én ansatt er de samme som for et selskap med 20 000 ansatte.

Tips 2: Arbeidsforholdets notoritet

For de som driver eget selskap, gjelder også et ekstra strengt krav til arbeidsforholdets notoritet. Arbeid og inntekt må dokumenteres på en særlig etterprøvbar måte. Dette gjelder ikke bare for daglig leder, men også for andre med store eierinteresser eller ansvarlige personer. Har du ansatt ektefelle, gjelder dette kravet også for dem. Dette handler om habilitet. Hvis du som daglig leder sender inn inntektsskjema til NAV for ektefelle, kan dette ofte bli en for nær relasjon og man vil bli bedt om å sende inn mer papirer. Det kan være lurt å bruke HR eller regnskapsfører til å sende inn slike papirer for å sikre at noe av habiliteten opprettholdes. Dette er særlig viktig for relativt nyoppstartede bedrifter. Har man drevet skikkelig i 30 år er dette som regel mindre problemfylt. 

Det er også viktig å dokumentere at lønn faktisk er utbetalt. NAV kan etterspørre mye dokumentasjon hvis det er uklart om lønn er utbetalt til eier av selskapet. Dette kan inkludere hovedbok, lønnsslipper, kontoutskrift fra privat konto og timelister. Det er derfor viktig å ha kontroll på dette. I teorien kan du også ta ut lønn i cash, men dette er sjeldent å anbefale da det kan bli problemer med å etterprøve faktisk lønnsutbetaling. 

Lønnen du tar ut fra bedriften må være opptjent gjennom arbeid. Lønn basert på lån eller investorer er ikke nødvendigvis nok til å dokumentere at du eller bedriften har tjent penger. Hvis bedriften ikke tjener penger, men du tar ut 50 000 i lønn i måneden, kan det stilles spørsmål ved om dette er reelt. Ha derfor i bakhodet å sette tæring etter næring!

Angående timelister så er det mange som ikke bryr seg om å føre timelister, men det er strengt tatt pålagt å holde oversikt over hvor mye hver enkelt jobber etter arbeidsmiljøloven § 10-7. NAV kan kreve dokumentasjon på timer jobbet hvis det er spørsmål om opptjeningstid eller om du ikke har vært i arbeid de siste 14 dagene. Etter 14 dager anses arbeidsforholdet som avsluttet og du kan få avslag på sykepenger. Timelister må også kunne dokumenteres overfor arbeidstilsynet. For små bedrifter og startups anbefaler jeg sterkt å føre timer selv om det kan føles litt bortkastet. Et tips for å gjøre dette enklere er å bruke Microsoft Teams, som har en app kalt "Skift" hvor du kan stemple inn og ut hver dag, helt gratis.

HR og personaladministrasjon for små bedrifter og startups kan være utfordrende, men ved å følge disse tipsene kan du sikre at du oppfyller kravene til pensjonsgivende inntekt og arbeidsforholdets notoritet dersom du skulle bli syk.  Dette vil ikke bare gi deg rettigheter opp mot NAV og framtidig pensjon, men vil framstille bedriften din som mer profesjonell og at man har "ordnende forhold". Last gjerne ned vår gratis guide også til å håndtere sykefraværet i din bedrift.

Ønsker du hjelp med slike spørsmål er vi der for å hjelpe deg og din bedrift med HR for små bedrifter og oppstartsselskaper!