Hvorfor trenger bedriften din personalhåndbok?

Hva er en personalhåndbok? 

En personalhåndbok er en bok som samler viktige retningslinjer, regler og informasjon om arbeidsplassen og lovverket generelt. Den må gi de ansatte (og leder forsåvidt) en enkel og tydelig oversikt over forventninger samtidig som den sikrer arbeidsgiver mot juridiske og driftsmessige problemer. Det er ikke noe lovkrav til å ha en personalhåndbok i en bedrift sånn sett, men arbeidsgiver er pliktig til å orientere arbeidstaker om regler ved arbeidsforholdet. Dette kan selvsagt gjøres på flere måter, men den mest praktiske måten er å bruke en personalhåndbok.  

Hvorfor bør alle (små)bedrifter ha en personalhåndbok? 

1. Skaper tydelige og ordnede arbeidsforhold 

Det å ha tydelige retningslinjer er alfa omega for å ha en skikkelig arbeidsplass. Dette gir klare rammer og tydelighet for alle som jobber i bedriften. Det vil også sikre større grad av likebehandling. Skjer det noe på jobben er det enklere å vise til en personalhåndbok i stedet for å gi ulike forklaringer til hver enkelt. Ansatte setter nok også stor pris på å bli behandlet likt! En personalhåndbok vil derfor hjelpe på med likebehandlingen. Og som vi vet: ansatte som føler seg rettferdig behandlet blir gode reklameplakater for bedriften utad!  

2. Reduserer misforståelser 

En annen fordel med personalhåndbok er at det skaper tydelighet og reduserer sjansen for misforståelser. Er alt skrevet ned i en bok, gir det mindre rom for egne tolkninger. Det kan også være greit å ha et oppslagsverk som minner de ansatte på ulike regler. Dersom Geir tar seg en kaffekopp i 10 minutter mens det er mye å gjøre på jobb, bør det være tydelig formulert at dette er greit. Det fjerner gnisninger på arbeidsplassen. 

Det gir også mindre misforståelser med nyansettelser. Kjører man en onboarding, er det lurt å legge ved en personalhåndbok fra første dag slik at den nye håpefulle er klar over regler i bedriften. Dette er kanskje særlig viktig for de som er nyansatte og ikke har mye arbeidserfaring. Det er fort overveldende å komme rett fra skolebenken til en skikkelig jobb. En god personalhåndbok gjør denne overgangen litt mykere.  

3. Forenkler HR-jobben for leder 

Små bedrifter og oppstartsselskaper har sjelden en egen HR-avdeling, og spørsmål rundt HR og personal kan være tidkrevende og leder må derfor bruke mye tid på dette. Har man en god personalhåndbok så kan man heller henvise til denne. Det tar rett og slett bort litt av arbeidsoppgavene man har som leder. Det er derfor viktig at håndboken er lett tilgjengelig for de som jobber i bedriften. Og ettersom de fleste har med seg en mobiltelefon hvor som helst så bør man ha en digital personalhåndbok. Den kan godt være i PDF, men bør gjerne være tilgjengelig på nettet eller en app. 

4. Sikrer etterlevelse av lover og regler 

Det kanskje aller viktigste med en personalhåndbok er krav som arbeidsmiljøloven har i forhold til ferie, permisjoner og andre ting. Folketrygdloven har også minstekrav til sykefravær, foreldrepenger osv. En oppdatert personalhåndbok er derfor et viktig hjelpemiddel på veien. En god personalhåndbok bør også oppdateres så snart det kommer nye regler som arbeidsgiver plikter å følge. Det kom feks. nye krav til arbeidsavtale den 1. juli 2024. Slike endringer bør snarest mulig på plass i en personalhåndbok. Er den digital er det mye enklere å oppdatere den fortløpende! 

En annen fordel som jeg skal raskt nevne er at dersom man har kontroll på lover og regler, er det betydelig mindre sjanse for arbeidstilsynet banker på døra di! Og det kan bli svært kostbart for en liten bedrift eller startup! I verste fall kan det bety kroken på døra for bedriften din. Du har ikke lyst til å lære deg hva ordet “tvangsmulkt” betyr i praksis.  

Digital personalhåndbok for små bedrifter og startups 

Enkle personalhåndbøker i PDF- eller på papir blir fort utdaterte, vanskelige å dele ut og dyre å oppdatere. Tenk deg at du har skaffet deg en pen trykt personalhåndbok, så kommer det nye lovkrav 2 måneder senere. Da er det bare å ta turen til trykkeriet igjen. Dette er verken bærekraftig i et miljøperspektiv eller lønnsomt. Har du en digital personalhåndbok kan du derfor oppdatere den fortløpende og du slipper tenke på store utgifter med å omformulere hele boka.

Fordeler med en digital personalhåndbok: 

• Alltid oppdatert – Nye lover og regler kommer inn boka med en gang. 

• Tilgjengelighet – Ansatte kan ta opp telefonen sin og ha den med seg overalt. 

• Frigjør tid – Man kommer seg unna repetitive spørsmål og kan henvise til personalhåndboka. 

• Interaktiv – Boka bør være enkelt skrevet, så kan man heller referere til lovdata eller andre gode kilder for mer detaljert informasjon.  

Har du sett! Har dere personalhåndbok? 

Vi har tydeligvis kommet med en digital personalhåndbok. For et sammentreff at vi har lansert dette akkurat på slutten av dette blogginnlegget. Den er jo billigere enn hos andre? Yes sir! Vi spisser jo oss inn mot små bedrifter og startups, og vet at det er behov for gode løsninger som ikke koster det hvite i øyet.

Vi har derfor jobbet med å lansere en bra og rimelig personalhåndbok. Den er digital, vi skreddersyr den akkurat for din bedrift og alle ansatte skal få tilgang. Vi gir også support på epost dersom du har spørsmål eller ønsker mer innhold. Som en liten bonus legger vi deg til gratis i den nye medlemsportalen også slik at du får tilgang til litt maler, kurs, guider osv.

Personalhåndbok og i tillegg hjelp til å håndtere personalansvaret og HR selv? Jepp! Det stemmer! Ikke alle bedrifter har behov for eller penger til en egen HR-avdeling, så vi ønsker å hjelpe de små bedriftene i landet med å sikre gode og ordnede arbeidsforhold.